关于印发新疆维吾尔自治区劳动人事争议仲裁档案管理办法的通知

基本信息
  • 发文字号新人社发〔2011〕103号
  • 效力级别地方文件
  • 时效性现行有效
  • 发布日期2011-08-16
  • 实施日期2011-08-16
  • 发布机关新疆维吾尔自治区人力资源和社会保障厅
正文

伊犁哈萨克自治州人事局、劳动和社会保障局,各地、州、市人事局、劳动和社会保障局:

为规范我区劳动人事争议仲裁档案管理工作,根据《劳动人事争议仲裁办案规则》等有关规定,结合我区劳动人事争议仲裁工作的实际,我厅制订了《新疆维吾尔自治区劳动人事争议仲裁档案管理办法》,现印发你们,请遵照执行。

二〇一一年八月十六日

新疆维吾尔自治区劳动人事争议仲裁档案管理办法

第一章 总 则

第一条 为规范我区劳动人事争议仲裁档案的收集、整理、保管和利用工作,根据《劳动人事争议仲裁办案规则》有关规定,结合我区劳动人事争议仲裁工作实际,制定本办法。

第二条 劳动人事争议仲裁档案是劳动人事争议仲裁活动的真实记录,是劳动人事争议仲裁机构在依法审理劳动人事争议案件过程中形成的具有查考利用价值,并按照有关规定立卷归档,集中保管的各种文书、物证、声像及其他各种载体材料。

第三条 各级劳动人事争议仲裁机构应当设专职或兼职档案管理员,负责本级劳动人事争议仲裁档案管理工作,并对下级劳动人事争议仲裁机构的劳动人事争议仲裁档案工作进行指导,同时接受同级和上级行政管理部门的监督、指导和检查。

第二章 立 卷

第四条 劳动人事争议仲裁档案按照“谁经办,谁整理”的原则,由案件承办人、书记员负责整理工作。注意收集、保管办案过程中形成的与案件相关的材料,做好筛选、检查、修补工作,确保材料的完整和规范。

第五条 劳动人事争议仲裁档案的整理按年度、案件分别立卷。视案件材料的多少,一案两卷(正卷、副卷)或一案数卷。集体争议案件可以立成综合卷,但应在卷宗封面上注明相关案号。

第六条 立卷装订人员应当认真检查案卷材料是否收集齐全。发现不齐全的,应当及时通知案件承办人并作出处理。卷内文书材料,一般只保存一份,重复的文书材料一律剔除。裁决书、调解书、决定书等结论性文书归档两份,一份归入案卷,一份按年度集中整理,由劳动人事争议仲裁机构作为文书档案归档。证据材料原件原则上退还当事人。

第七条 劳动人事争议仲裁档案文书材料按照利于保密、方便利用的原则,分别立正卷和副卷。卷内文书材料一般按照材料形成时间和材料间的有机联系进行排列。

第八条 正卷文件材料的排列顺序一般为:(1)案卷封面;(2)卷内目录;(3)仲裁申请书(撤回仲裁申请书)、申请方代理词;(4)答辩状、答辩方代理词;(5)法定代表人(主要负责人)身份证明书;(6)授权委托书;(7)当事人及代理人身份证明;(8)用人单位登记资料;(9)当事人提供的证据材料;(10)接收的其他文书材料;(11)调查取证材料;(12)勘验、鉴定材料;(13)通知书存根;(14)庭审笔录、质证笔录;(15)调查笔录;(16)裁决书、调解书、决定书等;(17)仲裁建议书;(18)送达回证;(19)备考表;(20)案卷封底。

第九条 副卷文书材料的排列顺序一般为:(1)案卷封面;(2)卷内目录;(3)立案组庭审批表;(4)延期(中止)审批表;(5)勘验、鉴定审批表;(6)阅卷笔录;(7)调查提纲;(8)请示报告;(9)上级批示;(10)合议笔录;(11)其他会议记录;(12)结案审批表;(13)裁决书、调解书、决定书等底稿和原件;(14)备考表;(15)案卷封底。

第十条 第八条、第九条未列举的文书材料,可以根据实际情况,按形成的时间顺序排列。

第十一条 凡能随卷保存的证物均应装订入卷,无法装订保管的应当拍照附卷或利用电子设备进行声像转换,制作证物转换笔录,交当事人签名确认后退还原物。易腐、易爆、易燃、有毒的证物,应拍照附卷或作证物转换,经劳动人事争议仲裁机构负责人批准后销毁或处理。

第十二条 不便附卷保存的证物,应当另行包装,注明所属案件的年度、案号、当事人姓名、案由以及证物的名称、数量、特征、来源等,随同案卷归档。

第十三条 随卷归档的声像档案,应按声像档案管理的有关规定,分类、编目、上架,注明当事人的姓名、案由、案号、录制人、录制时间、录制内容等,并在声像档案目录中注明其所属劳动人事争议仲裁档案的档号,不另设劳动人事争议仲裁档案分册号;在劳动人事争议仲裁档案目录的备注中,注明参见号。

第三章 装 订

第十四条 文书材料应收集齐全,按排列顺序装订成册。每册一般不超过二百张,材料过多时应按顺序分册装订。一册为一卷。

第十五条 文书材料统一使用A4型纸。过大的,应当折叠成A4幅面;过小的,应当用A4纸托裱。需归档的信封要打开展平加贴衬纸并保留邮票。

第十六条 文书材料应当使用钢笔等不易褪色的书写工具书写或打印,字迹应当工整、清晰。不得用铅笔、圆珠笔、红色、纯蓝墨水书写或复写纸复写。字迹难以辨认的文书材料,应当附上抄件。已破损、褪色或者容易破损、褪色的文书材料,应当进行托裱、修补或复制。

第十七条 案卷文书材料排列后,用装订工具在距案卷左边约15毫米处装订。装订时应剔除材料上易生锈的金属物。装订部位过窄的文书材料应用纸加衬边,不得把文字订在装订部位内。

第十八条 文书材料按顺序编写页号,页号一律用阿拉伯数字编写在正面右上角、背面左上角,背面无字迹的不编页号。

第十九条 卷内目录应当根据序号、材料名称和页号如实填写。

第二十条 案卷封面填写的内容应当包括:正卷或副卷、页数、案件号、案由、当事人(包括申请人、被申请人、第三人)、处理结果、仲裁员、书记员、立案日期、结案日期、归档日期、归档编号等。

第二十一条 卷宗封底(备考栏)填写的内容应当包括:需要说明的情况、立卷人、立卷日期、检查人、检查日期等。

第二十二条 案卷装订以后,应当检查文书材料有无漏订,确认无误后在卷底装订部位贴上封纸,用立卷人名章加盖骑缝。

第二十三条 案卷的正、副卷应当装入档案盒归档,实行一案一盒或数盒。档案盒封皮填写内容与卷宗封皮内容相同。档案盒的背脊上应注明案件编号。

第二十四条 案卷目录、卷宗封皮、档案盒所列的各个项目,应当使用机器打印或用钢笔等不易褪色的书写工具逐项填写齐全。

第四章 归 档

第二十五条 案卷应当在结案送达后一个月内归档,案件承办人应当督促立卷装订人员及时立卷归档。案卷归档前,案件承办人应当对案卷材料进行检查,并在备考表中签名或盖章。档案员负责案卷的接收归档工作,对不符合立卷装订要求的,应当退回立卷人,不得接收归档。

第二十六条 归档后的案卷,应当在案卷封面右上角加盖“归档”章,按年度、案号、保管期限分别制作档案目录。

第二十七条 已归档的案卷,不得擅自抽取、涂改、增删。确需增减材料的,经案件承办人和劳动人事争议仲裁机构负责人同意后,由档案员调出案卷交立卷人作相应增减。

第二十八条 档案员应当按年度建立《归档案件简明情况表》,将案件的基本信息输入计算机,内容应当包括案号、案由、当事人、立案日期、仲裁员、书记员、开庭日期、处理结果、送达日期、结案日期、归档日期等,并链接裁决书、调解书、决定书等结案文书的电子文档。

第五章 保 管

第二十九条 劳动人事争议仲裁裁决结案的案卷保管期限为10年;仲裁调解和其他方式结案的案卷保管期限为5年。

第三十条 各级劳动人事争议仲裁机构应当配备专用档案库房,按照国家档案部门的要求购置必要的卷柜和其他防护设备。库房内不得存放与档案无关的其他物品,库房周围避免出现危害档案安全的各种隐患。

第三十一 条 档案实体应当按年度、案号的顺序由左到右、由上到下装柜保管。档案柜上应当附有指引卡,标明存放档案的年度和案卷起止号码。

第三十二 条 录像带、影片等声像档案,按形成顺序,逐盘登记造册,做到单独存放保管,防止磁化,并根据案件保管期限定期复制。

第三十三 条 劳动人事争议仲裁档案实行统一保管,专人负责。档案员应当定期对库存档案进行检查、清点,发现档案丢失、损坏、褪变情况的,应当及时向劳动人事争议仲裁机构负责人报告,采取相应的补救措施加以解决。

第三十四条 档案员应当认真做好档案统计工作,做到数据准确、内容完整、上报及时。档案员调换时,应当办好档案交接手续。

第三十五条 各级劳动人事争议仲裁机构应健全和完善档案库房的安全保卫制度,认真落实防火、防盗、防虫、防鼠、防高温、防潮、防光、防尘等措施,加强安全检查,建立检查整改记录。

第六章 利 用

第三十六条 各级劳动人事争议仲裁机构在保证案卷档案的完整与安全的情况下,开展档案的借调和查阅等利用工作,并建立档案利用台账。

第三十七条 上级劳动人事争议仲裁机构可以调阅劳动人事争议仲裁档案。同级或上级党委、人大常委会、人民政府可以借调或查阅劳动人事争议仲裁档案的正卷。

对仲裁裁决不服向人民法院起诉或向中级人民法院申请撤销仲裁裁决以及申请强制执行的案件,人民法院可以借调、就地查阅或复印劳动人事争议仲裁档案的正卷。当事人及其代理人经劳动人事争议仲裁机构同意可以就地查阅、复印涉及当事人本人的劳动人事争议仲裁档案的正卷。

第三十八条 劳动人事争议仲裁副卷除上级劳动人事争议仲裁机构外,一律不准借调和查阅。

涉及国家秘密和军队秘密的劳动人事争议仲裁档案,按照国家和军队有关保密规定执行。涉及商业秘密和个人隐私的劳动人事争议仲裁档案,不得查阅。确需查阅的,应当经劳动人事争议仲裁机构负责人批准。

第三十九条 上级劳动人事争议仲裁机构调阅劳动人事争议仲裁档案,需有书面调卷函件。

党委、人大常委会、人民政府和人民法院借阅劳动人事争议仲裁档案须持单位介绍信和工作证,经劳动人事争议仲裁机构负责人批准后,办理借卷手续。其他单位原则上不准借用。调阅、借阅劳动人事争议仲裁档案应点交清楚,留存收据并限期归还。

第四十条 当事人及其代理人查阅、复印劳动人事争议仲裁档案,需提交书面申请,写明申请查阅、复印的内容、范围、用途等,经劳动人事争议仲裁机构负责人批准后,可以查阅、复印劳动人事争议仲裁档案。

当事人申请查阅、复印的,需提供本人有效身份证明。当事人为用人单位的,查阅人还需提供单位授权委托书。代理律师申请查阅、复印案卷档案,需提供律师事务所函件、授权委托书及律师执业证。当事人的其他代理人申请查阅、复印案卷档案,除提供本人有效身份证明外,还需提供当事人的授权委托书及身份证明。

第四十一条 查阅劳动人事争议仲裁档案应当在指定地点进行。对复印的劳动人事争议仲裁档案材料,档案员应进行审查并加盖档案专用章。复印内容与原件不符的,应拒绝盖章。

第四十二条 调阅、借阅档案期限一般不超过三个月。借阅档案如需继续使用的,应当办理续借手续。对到期档案,应及时催还。

第四十三条 档案利用人对借阅、调阅、查阅的档案应妥善保管,不得拆封、抽取、涂改、勾画、污损、丢失、泄密、伪造,不得擅自转借、销毁、转让,违者按照档案法等有关规定追究责任。

第七章 销 毁

第四十四条 县级以上劳动人事争议仲裁机构应当成立劳动人事争议仲裁档案鉴定小组,由熟悉相关业务人员组

成,对保管期限届满的档案进行鉴定。

第四十五条 档案员应当定期对保管期限已满的劳动人

事争议仲裁档案进行清理、登记,并将该部分档案送交鉴定小组逐案鉴定。

第四十六条 经鉴定认为不宜销毁的劳动人事争议仲裁档案应当重新划定保管期限。经鉴定已过保管期限且确无保存价值的案卷档案,经劳动人事争议仲裁机构负责人批准后销毁。

第四十七条 拟销毁的劳动人事争议仲裁档案应当编制销毁清册,归档备查。

第四十八条 需销毁的劳动人事争议仲裁档案必须送指定销毁站销毁并由两人以上监销。销毁后,监销人要在销毁清册上签名。

第八章 附 则

第四十九条 本办法自下发之日起实施。原《新疆维吾尔自治区劳动争议仲裁案卷归档整理规定》及《新疆维吾尔自治区劳动争议仲裁案卷查(借)阅规定》(新劳社字〔2004〕58号)同时废止。

附件(略):1.案卷封面

2.卷内目录(正卷)

3.卷内目录(副卷)

4.备考表

5.劳动人事争议仲裁档案案卷目录

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